É importante dizer que a solicitação de pedidos é feita pelo departamento de compras de uma empresa. Esses pedidos são formulados de acordo com as necessidades de material e serviço feitas pelos departamentos de produção ou armazém.

Por sua vez, o departamento de produção faz esses requisitos considerando que a organização tem o fornecimento dos bens e serviços que serão necessários para realizar o processo de produção.

Enquanto isso, o armazém ou departamento de armazém o faz para ter a necessária disponibilidade de produtos. Isso, para atender as solicitações dos clientes que compram os produtos vendidos pela empresa.

Existem diferentes classificações de ordens, dentre as mais importantes podemos citar as seguintes:

De acordo com as condições estabelecidas entre as partes, os pedidos podem ser classificados como:

uma. ordem condicional

Naturalmente, o pedido condicional é um tipo de pedido cujo cumprimento é restringido por um conjunto de condições comerciais que o comprador exige do vendedor. Essas condições podem ser alguns benefícios como descontos, formas de pagamento, prazos de entrega e condições sobre o futuro da demanda.

Portanto, o cumprimento do negócio dependerá da aceitação das condições do contrato pelo vendedor. Ou seja, esse formulário de pedido é chamado de proposta de pedido.

b. pedido firme

Esse tipo de pedido ocorre quando o comprador e o vendedor concordam com todas as condições estabelecidas. Não exige que seja feito qualquer tipo de negociação ou modificação para o seu cumprimento. Isto, uma vez que todas as condições foram previamente estabelecidas e o contrato correspondente foi assinado. O documento já é uma nota de pedido.

De acordo com o objeto solicitado, os pedidos podem ser:

uma. requisiçao de serviço

Naturalmente, é o pedido formal de prestação de um serviço ou de uma tarefa por parte de um cliente. Esta disposição pode ou não incluir os materiais necessários para realizar a tarefa. Caso não inclua os materiais, o requerente da encomenda é responsável pelo custo da mesma.

b. Pedido de Materiais

O pedido de materiais é usado por empresas que exigem determinados produtos ou materiais para realizar suas tarefas e funções. Podem ser fábricas que transformam os materiais em produtos ou empresas de distribuição que vendem os produtos. Ou seja, os materiais podem ser utilizados para serem consumidos ou para repor o estoque de produtos.

Dependendo do destino que o material solicitado terá, os pedidos podem ser:

uma. pedido de substituição

Sem dúvida, os pedidos de reabastecimento são solicitados pelo armazém ou departamento de armazém de uma empresa. Essas exigências são feitas com o objetivo de manter a quantidade mínima de estoque que a empresa necessita. Isso, a fim de atender com eficiência as necessidades rotineiras dos clientes internos ou externos da empresa.

b. Ordem de consumo extraordinária

Um pedido extraordinário pode ser gerado quando a empresa possui um nível adequado de fornecimento desses materiais em seu processo de estocagem. Mas, como a empresa espera maior consumo ou maior demanda, faz pedidos extraordinários. Dessa forma, consegue cumprir atendendo adequadamente as demandas do mercado.

Quanto à forma, os pedidos são classificados como:

uma. pedido regular

Obviamente, um pedido normal geralmente é feito para cobrir o fornecimento por curtos períodos de tempo. Esse tempo pode ser de uma semana, um mês ou frequentar uma época específica. Geralmente, esses pedidos são feitos de acordo com as políticas de fornecimento aplicadas pelas empresas. Ou seja, respondem ao fornecimento normal exigido pela organização.

b. pedido agendado

Por outro lado, o pedido programado é feito com base nos dados históricos de compras da empresa, considerando períodos regulares de pedidos. Desta forma, os custos de gestão e aquisição de materiais são reduzidos. Isso porque a empresa, ao programar seus pedidos, compra em grandes volumes.

É claro que esse tipo de pedido precisa acompanhar as datas estabelecidas para as entregas, pois uma falha nos despachos pode afetar a quantidade de estoque necessária.

c. ordem aberta

Um pedido aberto ocorre quando há um compromisso de compra de materiais e produtos em grandes volumes. Mas as entregas são feitas em quantidades menores, espaçando os prazos de entrega. Esses pedidos podem lidar com quantidades aproximadas, que são adquiridas gradativamente.

As encomendas devem ser formalizadas para que o seu cumprimento seja eficaz. As formas mais comuns de confirmar um pedido são as seguintes:

Em primeiro lugar, a confirmação de um pedido pode ser feita por meio de comunicação telefônica. Mas para que a encomenda seja formalizada, é conveniente utilizar um documento escrito, após confirmação telefónica.

Em segundo lugar, usando a mídia escrita. As formas mais comuns de comunicação escrita são cartas, fax e e-mail. Os formulários escritos têm a vantagem de que todas as condições entre compradores e vendedores são formalmente estabelecidas.

Terceiro, uma nota de pedido é um documento impresso que contém os dados mais importantes para facilitar a entrada de informações e agilizar o processo. Isso facilita o processo de compra e venda.

Além disso, o pedido pode ser formalizado quando o agente comercial entrega o formulário de pedido e, em seguida, é assinado para cumpri-lo.

Como conclusão, pode-se dizer que existem diferentes tipos de ordens. Estes são adaptados às necessidades e exigências específicas de cada empresa. Agora, o que precisa ficar claro é que, independentemente do tipo de pedido usado, o pedido deve incluir claramente todos os termos de venda que são importantes para o negócio.

Estas condições como preços, descontos, prazos de entrega, qualidade, e quaisquer outras que lhe interessem, devem ser estabelecidas com a maior precisão possível. Isso, para não dar margem a interpretações diferentes.