O pro forma costuma ser usado para definir um tipo de fatura, liquidação ou recebimento e esses são os que ainda não estão firmes, são uma espécie de orçamento antes de fazer a fatura final, liquidação ou recebimento que terá que ser pago.

Apesar de ser uma espécie de orçamento, esta fatura proforma costuma ser utilizada após a entrega do orçamento, o processo pode ser entendido da seguinte forma:

Esta fatura pode ser entendida como uma pré-fatura, onde são expressos os detalhes de um pedido tanto de um serviço quanto de um produto. A fatura proforma não é uma fatura real.

Seu conteúdo é o mesmo de uma fatura final. Inclui todos os conceitos necessários para que a fatura seja válida. São os mesmos modelos de fatura para qualquer serviço e seus detalhes constarão na fatura final.

É comum a utilização da fatura proforma no comércio internacional para operações de arrendamento mercantil ou licenças de importação. Também é comum fazer esse tipo de fatura em serviços jurídicos.

As faturas proforma internacionais são documentos que especificam uma oferta comercial e, por sua vez, devem indicar a forma que a fatura final terá. Uma vez que a fatura proforma tenha sido feita, a fatura final será emitida quando a venda for realizada.

Sendo um documento anterior, não é um documento válido para a Agência Fiscal revisar impostos. A fatura proforma não é válida como prova de pagamento.

Os detalhes de uma fatura pró-forma são:

• Data de emissão da fatura.
• Dados do provedor.
• Dados do cliente.
• Descrição dos produtos ou serviços.
• Preço dos produtos ou serviços
• Preço total da fatura proforma.
• Os impostos.

Para o pai, os requisitos são os seguintes:

• O título de uma fatura proforma deve especificar que é uma fatura proforma e não uma fatura final. Ou seja, no cabeçalho você deve destacar que é uma fatura proforma.
• Você deve sempre ter a identificação do vendedor e do comprador, incluindo todos os dados como nome da empresa, nome comercial, informações de contato e endereço.
• Deve ser claro e de fácil compreensão para que a outra parte saiba quais são os detalhes do serviço ou da compra.
• Não deve ter qualquer valor contabilístico, embora o IVA esteja detalhado no mesmo.