Dessa forma, o que a administração pública faz é, por meio do pagador, sacar determinada parte do dinheiro do contribuinte para adiantar seus pagamentos ao Estado. Normalmente este valor é compensado na declaração de rendimentos ou empresas. Além disso, geralmente é feito trimestralmente e em algumas empresas pode ser mensal, dependendo do porte ou atividade.

A maioria dos países do mundo realiza esse tipo de ação tributária. As razões são principalmente as duas seguintes:

• Por um lado, evite fraudes fiscais cobrando parte do imposto antecipadamente. Isso permite ao Estado cobrar antes e o cidadão deve compensar depois. Esta é a razão pela qual os profissionais geralmente são obrigados a reter suas faturas, pois são um grupo de difícil controle.
• Por outro lado, o Estado recebe antecipadamente certas quantias de dinheiro. Isto permite-lhe melhorar consideravelmente a sua liquidez. Desta forma, pode fazer face a determinados pagamentos periódicos sem ter de recorrer a empréstimos.

Quanto às isenções, vale saber que aqueles profissionais cujo cliente final seja pessoa física ou jurídica que efetuem pagamentos trimestrais por conta não são obrigados a mantê-las. Neste último caso, o objetivo é o mesmo, mas é feito trimestralmente sobre os rendimentos declarados e uma série de deduções.

As retenções podem ser feitas em todos os rendimentos ou rendimentos recebidos por uma pessoa ou empresa. De fato, os regulamentos costumam estabelecer os tipos, as porcentagens e os rendimentos por eles afetados.

• Retenções de folha de pagamento. Geralmente são o maior valor a ser ingressado pelo tesouro de cada país. Geralmente consiste em reter um valor do salário do trabalhador. Dessa forma, ele recebe o chamado salário líquido ou a pagar. O empregador insere esse dinheiro em seu nome e o trabalhador o compensa em sua declaração de renda.
• Retenções de aluguel. Os proprietários de casas de aluguer são obrigados a fazer uma retenção nas suas contas caso os seus clientes exerçam uma atividade económica. A operação é semelhante à anterior.
• Retenção profissional. Os profissionais. Nesse caso, eles são obrigados a reter em suas faturas emitidas. Quando os emitem, fazem-no por um montante líquido. A diferença entre o total da fatura e esse valor é a retenção. O pagador é obrigado a depositá-lo trimestralmente na fazenda. Um exemplo claro são os editores de jornais, revistas ou páginas da web, pois são profissionais.
• Outros tipos de receita, como dividendos, também são retidos. Trata-se de um pagamento proporcional do benefício ao acionista e acarreta uma retenção. Neste caso, trata-se de títulos ou bens pessoais.
• Também é feita uma retenção sobre os juros recebidos sobre fundos, depósitos, títulos de renda fixa e similares.
• Por outro lado, há outra retenção importante que é o imposto sobre o valor agregado. Isso é muito semelhante em todos os países, alterando apenas a alíquota do imposto ou o tipo de bem ou serviço que afeta. Seu funcionamento é semelhante às retenções vistas, o empregador cobra do cliente um valor que é acrescido ao preço de venda. Uma vez declarado, pode deduzir aqueles que o retêm para suas despesas e pagar a diferença entre eles.

É claro que, dependendo de cada país, as retenções e suas características podem variar.

• No México, os chamados pagamentos provisórios e retenções afetam pessoas físicas ou jurídicas, por meio de imposto de renda (ISR) ou empresas. Assim, o ISR retido é a parte que o pagador deve pagar ao erário. Algo semelhante acontece com a renda de aluguéis, salários, dividendos, juros, etc. Além disso, uma retenção de IVA também é dada.
• Na Venezuela existem algumas peculiaridades em relação às retenções de impostos sobre a folha de pagamento. Por um lado, há a poupança obrigatória para a habitação. Consiste em 1% e 2% do salário base. O primeiro é pago pelo empregado e o segundo pelo empregador. Também é retido um montante para o subsídio de desemprego. Além disso, há um pagamento trimestral, como percentual do salário, que deve ser pago pelo empregador.