O objetivo de criar um recibo é demonstrar ou registrar a conclusão de um pagamento pendente ou pendente.

Nesse sentido, o recibo é uma modalidade de certificação que existe em múltiplos campos econômicos, principalmente em transações de pagamento entre pessoas físicas ou compras em PMEs.

As utilidades dos recibos também passam por outros pontos, como a possibilidade de devolução futura dos bens adquiridos ou sua troca por outros diferentes. Os recibos também são frequentemente validados por muitos comerciantes como prova ou garantia para a propriedade.

Nesse sentido, esse documento também é chamado de comprovante de pagamento, embora na maioria dos casos não tenha validade jurídica suficiente em níveis como o tributário. Isso é o oposto de uma fatura, por exemplo.

Este último acontece porque um recibo não tem caráter tributário, sua utilidade se limita apenas a fornecer informações e comprovação da conclusão de uma transação. Não há finalidade tributária.

Outro documento de uso semelhante poderia ser considerado a nota de entrega, embora neste caso não haja comprovação ou confirmação de que o pagamento foi necessariamente efetuado.

Um documento formado como recibo tem uma série de características ou elementos a destacar:

• Local e data de emissão do documento.
• Identidade do destinatário da assinatura e seu conceito. Deve descrever quanto é pago e a quem.
• Definição ou conceito de pagamento. Por outras palavras, deve ser indicado o motivo para efetuar este pagamento em particular.
• Por não ter finalidade tributária, não é necessário recibo para detalhamento fiscal dos valores.

Geralmente, os recibos são criados repetidamente. Ou seja, geralmente são criadas cópias para cada uma das partes interessadas: vendedor e comprador.

Embora originalmente este tipo de comprovante de pagamento tenha sido originalmente criado manualmente, com o desenvolvimento da tecnologia e sua aplicação à automação de escritório específica de empresas de todos os tipos, novos tipos impressos foram dando lugar.

Daí para o próximo passo: em pleno século XXI, os recibos são cada vez mais feitos de forma digital e aproveitando o uso intensivo de novas formas de comunicação (recibos eletrónicos, tecnologia QR, etc.)