Política de despesas ou cheques
Uma política de despesas ou cheques é um documento financeiro usado para indicar que o dinheiro saiu da própria conta bancária. Essa apólice pode ser um documento físico ou digital em que a empresa registra um importante desembolso de dinheiro por meio de um cheque.
Fundamentalmente, esta política é usada para justificar que o dinheiro saiu por meio de cheque. O documento permite garantir e verificar um pagamento feito pela empresa por meio de cheque. Geralmente, é usado quando um pagamento é feito ou efetuado e uma nota de verificação ou fatura foi emitida. Por isso, é importante acrescentar essa nota ou fatura como prova da origem do pagamento em cheque.
Além disso, a empresa, ao emitir o cheque, deve anexar uma cópia do cheque à apólice. Isto, com o objetivo de manter um registro contábil do valor do cheque e do conceito para o qual foi emitido. O conceito é a razão pela qual o documento foi estendido. A apólice pode servir como recibo para garantir que o cheque foi entregue.
Quais notas ou faturas são adicionadas à política de despesas ou cheques?
As notas ou faturas devem acompanhar uma apólice de despesas ou cheques quando a empresa fizer as seguintes compras ou pagamentos:
- Compras de insumos ou matérias-primas: É quando a empresa recebe uma nota fiscal de um fornecedor que vende insumos ou matérias-primas. A política é feita mediante pagamento feito em cheque.
- Aquisição de bens de capital: Neste caso, a empresa compra ferramentas, máquinas ou equipamentos, recebendo também uma fatura e efetuando o pagamento correspondente com cheque.
- Pagamento de salários em dinheiro: Isso acontece quando a empresa saca dinheiro em uma conta da empresa, para pagar os salários dos funcionários. Nesse caso, o documento que serve de comprovante ao invés da fatura é o comprovante de pagamento assinado pelo funcionário.
- Para pagamento de obrigações fiscais: Ocorre quando a empresa paga seus impostos por meio de cheque. A prova neste caso é o comprovante de pagamento carimbado e assinado pelo banco receptor.
O que você deve levar?
O que uma política de despesas ou cheques deve incluir?
Ao preparar uma apólice de cheques, você deve trazer o seguinte:
1. Cópia do cheque
Em primeiro lugar, ao fazer uma política de cheques, é melhor colocar uma cópia do cheque sacado. Isso, cuidando para que os detalhes das informações do cheque sejam perfeitamente legíveis.
Os dados mais importantes são:
- Valor para o qual foi emitido.
- Data de emissão.
- Nome da pessoa ou empresa beneficiária.
- Verifique o número.
É claro que, se por algum motivo o documento não estiver disponível, deve-se tomar cuidado para que os dados mencionados sejam claramente registrados.
2. Conceito de pagamento
Em segundo lugar, no conceito de pagamento, o motivo que gerou o pagamento do cheque deve ser descrito de forma clara e sucinta. O ideal será adicionar o comprovante de pagamento realizado.
3. Assinatura do cheque recebido
Terceiro, deve haver assinatura no cheque recebido. Esta seção exige que a assinatura da pessoa que recebe o cheque seja colocada. Isso é muito importante porque garante que o cheque foi pago e descontado.
4. Número da apólice
Além disso, a apólice de despesas ou cheques deve ter um número de identificação. Este deve ser o mesmo número do cheque que respalda a política. Se por qualquer motivo um cheque for anulado, a política de cheques também deve ser criada explicando e justificando que o cheque foi anulado.
Por fim, essa informação é o que é entregue ao contador responsável e então ele se encarregará de fazer o registro contábil do documento.
Exemplo de política de despesas ou cheques
Para concluir, podemos afirmar que a política de despesas ou cheques é um documento muito importante para qualquer empresa. Acima de tudo, quando você deseja verificar as saídas de dinheiro de uma conta de empresa por meio de um cheque. A política permite saber a quem foi emitido o cheque, por qual conceito e por qual valor foi prorrogado, mantendo um registro de quem o descontou e a nota ou fatura correspondente.