Ao tratar de assembléias sob a forma de assembleias de acionistas, as empresas devem refletir seus aspectos em um livro de atas perfeitamente regulamentado.

A principal motivação destes livros é mostrar, de forma formal, os diferentes pontos que ocorreram neste tipo de reuniões ou chamadas. Desta forma, credibilidade e validade são dadas a eles.

Neste aspecto, é, ao mesmo tempo, um elemento de comunicação, interna ou externa, para a organização que o escreve.

A par de outras publicações como os livros de contabilidade, os registos comerciais fazem parte do conjunto de documentação obrigatória que uma empresa deve ter.

Este tipo de documento comercial está regulamentado nos diferentes territórios em que uma empresa exerce a sua atividade. Muitas vezes este livro precisa ser renovado ou atualizado pelo menos uma vez por ano.

Seu controle vem do Código Comercial e é aplicado através do registro comercial de cada nação.

De fato, é obrigatório na constituição de uma sociedade comercial sob uma série de condições para cada regulamentação econômica e comercial específica.

Este também é o caso em instituições públicas ou outros tipos de organizações não comerciais, como ONGs.

Alternativamente, no caso de grandes empresas, é comum ter um livro de atas para cada órgão ou departamento de forma independente.

Formalmente, um livro de atas deve ter uma série de conteúdos para ser válido e cumprir sua função normativa.

Dentre eles, devem ser destacados:

• Guia da reunião : Este documento indica a ordem dos pontos a seguir ou debater em cada chamada.
• Reflexão externa oficial : O livro de actas deve registar os diferentes acordos alcançados, bem como as decisões ou estratégias tomadas pelo Conselho de Administração.
• Mapa descritivo fiel : Cada membro convocado deve constar neste registro, bem como o papel que desempenha em cada reunião.
• Recontagem formal : Nos casos em que haja votação, este livro refletirá detalhadamente o resultado do mesmo ou de possíveis detalhes.

Um livro de atas deve ser formalmente validado por lei. Isso é feito submetendo-o ao registro comercial do território em que a empresa atua.

O prazo de entrega habitual é entre 7 e 10 dias, dependendo do território. Com a sua apresentação, este texto fica exposto a adquirir validade notarial, ao mesmo tempo que as decisões adotadas são transferidas para fora da sociedade.

Este documento não é necessariamente físico. O avanço das telecomunicações tornou mais fácil para as empresas apresentá-lo virtualmente ou digitalmente.