Inventário
O inventário é o registo dos bens pertencentes a uma pessoa singular ou colectiva. Assim, há evidência de uma série de bens ou objetos.
Ou seja, o inventário, em linhas gerais, é um documento onde estão registrados todos os pertences da pessoa física ou jurídica. Isso, para fins contábeis ou outros.
Normalmente é feita alusão ao estoque de estoque de uma empresa, onde são registradas as matérias-primas, bens intermediários e bens finais oferecidos pela empresa aos seus clientes.
Da mesma forma, se nos referirmos a uma pessoa, ela deve fazer um inventário dos bens que estão em sua propriedade, caso deseje adquirir um seguro contra roubo.
Outra situação em que é feito um inventário pode ser, por exemplo, quando um grupo militar prepara um inventário das armas que possui antes de partir em missão especial.
História e origem do inventário
A história e origem do inventário remonta a tempos antigos. As fontes consultadas concordam que os egípcios deram o exemplo mais emblemático de como eram feitos os inventários das primeiras civilizações, neste caso, de alimentos. Dessa forma, procurou-se armazenar provisões para tempos de escassez.
Mas os egípcios não foram os únicos. Por exemplo, civilizações pré-hispânicas como a Inca também teriam um sistema para manter um inventário das colheitas que eram distribuídas entre a população.
Importância do inventário
O estoque é importante porque permite, por exemplo, que as empresas planejem suas atividades e mantenham sempre um estoque mínimo disponível para venda. Dessa forma, a demanda do cliente pode ser atendida. Isso, sem manter a mercadoria no armazém por muito tempo porque implica um custo.
Além disso, realizar um inventário regularmente permite que a empresa identifique se os registros contábeis correspondem ao inventário físico. Este último é uma contagem manual do estoque da empresa. Se for encontrada uma inconsistência, pode estar ocorrendo roubo ou perda.
Por outro lado, uma pessoa pode fazer um inventário de seus ativos para estimar o valor de seus ativos.
Tipos de inventário
Os estoques podem ser classificados com base em diferentes critérios. Por exemplo, dependendo de quando é realizado, o inventário pode ser:
- Inicial: Antes de uma ação ou de um período contábil.
- Fim: No final de uma operação ou exercício contábil.
Da mesma forma, de acordo com a frequência, o inventário pode ser:
- Periódico ou intermitente: Quando é feito de tempos em tempos, por exemplo, mensalmente, trimestralmente ou anualmente.
Permanente: Procure contabilizar em tempo real as variações dos estoques.
Por outro lado, dependendo de sua forma, ou seja, do tipo de estoque, o estoque pode ser:
- De matérias-primas: contabiliza os insumos de uma empresa que posteriormente passarão pelo processo produtivo.
- De produtos em processo: Inclui aqueles produtos que não estão acabados para serem vendidos ao cliente ou consumidor.
- De produtos acabados: Considera todas as mercadorias prontas para serem entregues ao cliente.
Por fim, do ponto de vista logístico, o estoque pode ser classificado como:
- Previsão ou antecipação: Aquilo que está disponível para responder a um eventual aumento esperado da demanda. Ou seja, há motivos para esperar um aumento nos pedidos dos clientes. Por exemplo, antes do inverno, espera-se uma maior demanda por lenços.
- Em lote: São aqueles que são solicitados por lote, ou seja, em quantidade significativa. Isso, para reduzir custos e aproveitar economias de escala.
- Em consignação: São as mercadorias que são entregues a terceiros para que possam ser oferecidas em nome do expedidor (ver: consignação).
- Estoque obsoleto: Inclui aqueles bens que, por vários motivos, como danos ou vencimento, não podem mais ser vendidos.
- Segurança: Refere-se ao estoque que pode estar disponível diante de um aumento imprevisto de demanda. Ao contrário do inventário antecipado, não é esperado o aumento de pedidos sob as fundações existentes.
- De natureza regular ou cíclica: Permite atender uma solicitação no momento em que a empresa necessita de mais estoque como parte regular de suas atividades.
exemplo de inventário
Vejamos um exemplo de inventário em uma versão bastante simplificada:
Código | Descrição | Estoque inicial | Ingressos | Partidas | estoque final | |||
A101 | Folhas sulfite A4 brancas (embalagens de 100 unidades marca Parrot) |
43 | vinte | quinze | 48 | |||
A102 | Folhas sulfite A4 brancas (Pacotes de 100 unidades, marca Alcorp) |
47 | 24 | vinte | 51 | |||
A103 | Lápis azul da marca Favella | 150 | cinquenta | 80 | 120 | |||
A104 | Lápis pretos da marca Favella | 130 | cinquenta | 70 | 110 | |||
A105 | Lápis vermelho da marca Favella | 120 | cinquenta | 40 | 130 | |||
A106 | Lápis azul da marca Casio | 300 | vinte | cinquenta | 270 | |||
A107 | Lápis pretos Casio | 270 | vinte | 30 | 260 | |||
A108 | Lápis vermelho da marca Casio | 310 | vinte | 40 | 290 |
Como fazer o inventário
Neste artigo daremos algumas orientações muito gerais para fazer um inventário, pois há muitos fatores a serem levados em consideração como as características do estoque (se são perecíveis ou não, por exemplo), o volume de negócios (é não é o mesmo que fazer um inventário de uma pequena loja do que de uma grande empresa), entre outros. No entanto, existem algumas orientações que devem ser sempre seguidas:
- Para fazer o inventário é importante que os estoques estejam devidamente classificados com código e armazenados em local específico. Ou seja, devemos partir de um pedido no armazém.
- Devemos escolher o sistema pelo qual vamos realizar o inventário, por exemplo, se vamos usar software ou cadastrar manualmente em uma planilha Excel.
- Será escolhida a frequência com que o inventário será feito, caso não seja permanente.
- É aconselhável fazer um inventário físico com alguma frequência, e a data em que está programado deve ser preferencialmente um período de baixa atividade, para que não afete as operações da empresa.