Fundamentalmente, a gestão do conhecimento aplicada às organizações ocorre quando o conhecimento e as experiências são transferidos de uma pessoa ou grupo para outra pessoa ou grupo que faz parte de uma organização.

Portanto, a gestão do conhecimento é um sistema facilitador que transfere experiências individuais e coletivas. Essas experiências fazem parte do conhecimento do recurso humano que atua em uma organização. O objetivo é garantir que esse conhecimento se torne um valor agregado para a empresa e permita obter uma vantagem sustentável sobre as demais.

Já que o conhecimento não pode ser considerado algo exclusivo de cada funcionário. O conhecimento é compartilhado e se torna um ativo importante para a empresa. Ao compartilhar o conhecimento, todos podem usá-lo e isso permite que as empresas aumentem sua eficiência e produtividade.

Em outras palavras, a gestão do conhecimento permite que as empresas agreguem valor aos produtos e serviços que vendem ao mercado. Esse valor agregado os torna substancialmente diferentes da concorrência.

Devemos esclarecer que informação e conhecimento não significam a mesma coisa.

Sem dúvida, a informação engloba uma série de dados que são estruturados de acordo com sua relevância e finalidade. Informação é uma mensagem que é transmitida a uma pessoa ou a um grupo de pessoas que fazem parte de uma organização. Esta mensagem é transmitida de forma a atingir os objetivos propostos.

Enquanto, o conhecimento é um conjunto de conhecimentos que muitas vezes é difícil de comunicar. Por isso, é necessário que uma série de manuais, tabelas, diagramas e qualquer outra ferramenta que auxiliem sua transmissão seja elaborada dentro da organização.

Por outro lado, o conhecimento está em constante evolução. Evolui inter-relacionando-se com as pessoas que a utilizam e com o ambiente em que a organização opera. Portanto, o conhecimento está sendo continuamente complementado e aprimorado.

Existem dois tipos principais de conhecimento:

De fato, o conhecimento explícito é o tipo de conhecimento que atinge um grau de formalização no momento da elaboração de documentos, regras, códigos e normas. Isso permite que o processo de transmissão seja facilitado por meio de treinamentos e cursos de capacitação que devem ser oferecidos permanentemente aos recursos humanos.

Já o conhecimento tácito é o conhecimento que cada pessoa que faz parte da empresa possui e que está relacionado à experiência e habilidades adquiridas. Tem um alto grau de importância para qualquer empresa, mas é mais difícil de comunicar e compartilhar.

Consequentemente, é um ativo intangível e de difícil formalização. Uma vez que inclui uma série de crenças, valores, intuições e emoções. Por isso é difícil formalizá-lo com palavras, pois se exterioriza por meio de ações de cunho afetivo.

As organizações que aplicam adequadamente a gestão do conhecimento obtêm os seguintes benefícios:

Em primeiro lugar, quando a gestão do conhecimento adequada é aplicada, todos na organização podem acessar rapidamente o conhecimento. Este conhecimento é útil e relevante.

De fato, ao ter fácil acesso ao conhecimento que existe dentro da organização, todos podem saber claramente quem é o dono do conhecimento tácito ou implícito. E sabe-se onde encontrar o conhecimento explícito, ou seja, aquele que deve ser especificado de forma clara e detalhada.

Em segundo lugar, ao gerenciar adequadamente o conhecimento, é possível reduzir o tempo que as empresas utilizam para desenvolver novos produtos. Da mesma forma, menos tempo é necessário para melhorar os produtos existentes. E os tempos na solução dos problemas que surgem também são minimizados.

Terceiro, os custos geralmente são reduzidos, porque os custos associados à repetição de erros são eliminados. Se você tem conhecimento adequado dos processos, menos erros são cometidos e a eficiência da empresa aumenta.

Finalmente, se a gestão do conhecimento for usada corretamente, o conhecimento útil e relevante pode ser continuamente renovado. Isso permite que o conhecimento manejado pelos colaboradores da organização esteja sempre atualizado. Da mesma forma, o conhecimento será sempre inovador para que a empresa responda melhor às mudanças que possam ocorrer.

É claro que o conhecimento é possuído pelas pessoas ou pelo capital humano que faz parte de uma organização. No entanto, os elementos mais importantes de interesse na gestão do conhecimento são as habilidades e informações que as pessoas possuem.

De um modo geral, todos sabemos que o conhecimento que o capital humano de uma empresa possui é um recurso vital e decisivo para uma organização. Uma vez que, do bom ou mau uso e exploração que dela se faça, dependerá o sucesso ou fracasso da empresa.

Naturalmente, esse conhecimento constitui o know-how da organização. Se a empresa conseguir tirar proveito desse ativo intangível de forma correta, pode alcançar o sucesso. Portanto, é necessário que esse conhecimento seja armazenado e organizado nos sistemas de informação da empresa.

De fato, quando existe um sistema de informação bem estruturado, esse conhecimento pode ser acessado de forma rápida e eficiente. Tudo isso facilita a tomada de decisão em qualquer situação ou problema que possa ser enfrentado.

As principais ferramentas que podem ser utilizadas na gestão do conhecimento são:

• Educação corporativa : Inclui todos os tipos de treinamentos e workshops que os funcionários recebem fora da empresa. É um processo formal de recebimento do conhecimento, para que pudessem até mesmo frequentar universidades.
• Gestão de competências: É um modelo estratégico no qual são determinadas e geridas as competências e atitudes que os colaboradores da organização devem possuir. Isso para cumprir os objetivos estabelecidos.
• Gestão da informação: Refere-se aos sistemas de informação que ordenam e organizam as informações. Para que chegue facilmente a todos aqueles que o necessitem e assim facilite o processo de tomada de decisão.
• Aprendizagem na organização: Motiva a aprendizagem coletiva, para que seja gerado um processo de inovação constante. Onde se entende que erros não são falhas, mas que erros auxiliam na melhoria contínua da empresa.
• Inteligência competitiva : Trata-se de manter contato com os mercados para encontrar novas oportunidades de negócios. Da mesma forma, permite à empresa antecipar os riscos que podem afetá-la e enfrentá-los de forma mais adequada.

Em conclusão, pode-se dizer que a aplicação da gestão do conhecimento é benéfica para qualquer empresa. Uma vez que permite à organização utilizar melhores estratégias, práticas, técnicas e soluções. Resultando no aumento da eficiência e produtividade da organização. Da mesma forma, ao padronizar os processos, a tomada de decisão é aprimorada.