O coronavírus nos mostrou que a digitalização não é uma opção, é uma necessidade no mercado de trabalho. Desde o início da pandemia, uma das medidas recomendadas pelo governo e adotadas por muitas empresas tem sido o teletrabalho.

Após anos de luta pela conciliação pessoal e laboral, do pedido dos colaboradores por mais dias de teletrabalho, para demonstrar que é possível ser produtivo fora do escritório, de repente, o mundo vira de cabeça para baixo e de um dia para o outro as nossas casas tornam-se os novos escritórios. Mas estamos realmente preparados para o teletrabalho?

Como era o teletrabalho antes da pandemia?

O trabalho na Espanha é caracterizado pelo alto presenteísmo, pois é um dos países com maior jornada de trabalho e com maior número de horas no escritório.

De acordo com dados da Randstad, 4,4 milhões de pessoas, o que representa 20,3% das pessoas empregadas na Espanha, podem exercer uma atividade por meio do teletrabalho. Estamos falando principalmente de atividades que são realizadas a partir de um computador com conexão à Internet. Até antes da pandemia, escassos 4,8% das empresas facilitavam o teletrabalho de forma regular e 3,5% ocasionalmente, muito abaixo da média de outros países europeus, que ronda os 14%, segundo o último estudo sobre o teletrabalho do INE.

Apercebemo-nos do escasso desenvolvimento tecnológico que a maior parte do nosso tecido empresarial tem, e do esforço que tem vindo a ser feito pelas empresas para poderem dotar os seus colaboradores de meios para desempenharem as suas funções fora do escritório subitamente durante o estado de alarme .

Como tem sido a adaptação do teletrabalho em tempos de coronavírus?

Um dos problemas surge porque o teletrabalho que adoptámos foi um teletrabalho de emergência e por necessidade, não como privilégio. Além disso, não o tomamos por alguns dias, mas por vários meses sem que houvesse um processo de adaptação prévio.

É assim que nos adaptamos ao teletrabalho em tempos de coronavírus:

• Equipes de trabalho: muitas organizações trabalham com laptops que os funcionários podem levar facilmente para casa. Outros enviaram seus equipamentos por meio de empresas de transporte. Mas e quanto ao fornecimento de internet? Assumimos que todas as casas têm conexão, mas não é. São muitos os que tiveram que se inscrever nesses serviços ou contratar mais energia para poder realizar sua atividade com sucesso.
• Conexão remota: Muitas atividades são realizadas através do software próprio da empresa que teve que ser adaptado, para que seus funcionários possam se conectar remotamente e trabalhar com eles.
• Proteção de dados: De qual rede vamos nos conectar se trabalharmos fora do escritório? É uma rede segura? Muitas empresas lidam com dados confidenciais que não devem sair das conexões protegidas que possuem dentro de seus escritórios. Quando se trata de compartilhar documentos, eles devem fazê-lo de forma segura através de portais da Internet, criptografados com senha ou programas específicos para compartilhamento que nem todos tinham instalado.
• Ergonomia da nossa nova estação de trabalho:Agora trabalhamos de nossas casas da melhor forma possível, mas nem todos temos cadeiras ergonômicas que facilitam a altura ou encosto ideal, assim como a iluminação ou altura das telas. Tudo isso afetará negativamente nosso desempenho, nossos problemas visuais e físicos. Dores nas costas, fadiga visual ou estresse se manifestam em poucos dias se não tivermos o equipamento adequado. Isso pode ser agravado em um lar com crianças pequenas onde elas requerem a atenção de seus pais, afetando sua concentração e produtividade. Por lei, a empresa deve proteger seus trabalhadores de riscos ocupacionais e garantir a conformidade. Facto que se torna muito difícil em situações de isolamento, pelo que não se pode exigir o seu cumprimento,
• Software de comunicação: Neste momento, todas as reuniões serão virtuais, portanto, caso ainda não tenha sido feito, deve ser adotado software para fazer videochamadas, chat em grupo e onde você pode compartilhar documentos de forma segura com os colegas. Por exemplo, Skype, Teams, Zoom ou Slack. Algumas empresas tiveram que implementá-los imediatamente.
• Liderança e gestão de equipas: Perdeu-se o contacto com os membros da equipa no dia-a-dia e perdeu-se também o controlo do que fazem durante o seu tempo no escritório. Agora é preciso gerenciar as tarefas por meio de um software que nos ajude a distribuir as atividades, definir metas e saber o status de cada uma delas sem aquelas reuniões presenciais. Softwares de gestão como Trello, Basecamp ou Teams podem nos ajudar. Além disso, os gerentes não devem perder o contato com os membros de sua equipe fazendo videochamadas de tempos em tempos para conhecer o status dos trabalhadores em todos os sentidos e motivá-los. Não devemos perder o contato “humano” apesar da distância social.

Vantagens e desvantagens do teletrabalho em tempos de coronavírus

Neste post falámos das vantagens e desvantagens do teletrabalho a nível geral, mas aqui vamos destacar os principais prós e contras do teletrabalho durante o confinamento. Porque não é o mesmo teletrabalhar um dia por semana, poder conciliar a vida pessoal ou poupar em viagens e apenas alguns membros da equipa, fazer tudo indefinidamente e de um dia para o outro.

O teletrabalho para a empresa supõe uma economia de custos fixos na manutenção dos espaços físicos de trabalho, fator que aumentará a produtividade. No entanto, esta situação prolongada dificultará a gestão das equipas e do sindicato que existia. Também dificultará o controle do desempenho dos trabalhadores, afetando negativamente a produtividade.

A isto junta-se a digitalização imediata que a maioria das empresas teve de passar para adaptar o teletrabalho a todos os seus colaboradores. Um investimento de tempo e dinheiro que a curto prazo permitiu salvar a actividade da empresa e que, provavelmente a longo prazo, será rentável e favorecerá a produtividade da empresa.

Em relação ao trabalhador, é certo que o teletrabalho ajudará a conciliar a vida pessoal, sobretudo nesta altura em que as crianças não têm escola e necessitam da sua atenção em casa, assim como qualquer familiar que necessite dos seus cuidados.

A economia de tempo e custos de deslocamento para o trabalho é significativa e, acima de tudo, o isolamento em casa significa que o tempo que passamos trabalhando é gasto em frente ao computador e não em conversas com colegas, café ou outras formas de distração. No entanto, isso não é totalmente verdade, porque em casa provavelmente haverá mais pessoas que também podem nos distrair.

O isolamento mudou nossa maneira de processar emoções e pensamentos, estamos sujeitos à incerteza de não saber por quanto tempo vamos manter essa situação e o que está acontecendo lá fora. Nossas mentes estão nas notícias sobre novos confinamentos, o que acontecerá com nossos empregos, quando recuperaremos nossa vida social ou nossos hobbies.

A falta de concentração, sono, motivação e estresse estão afetando negativamente nosso desempenho no trabalho e nossa saúde mental. Não vamos sair dessa facilmente e as consequências psicológicas vão perdurar com o tempo.

Como o teletrabalho durante o coronavírus afetará a produtividade?

Se quisermos implementar o teletrabalho, devemos esquecer de medir a rentabilidade por empregado de acordo com as horas de trabalho e fazê-lo por projetos ou objetivos. Dependendo do tipo de atividade que realizamos, medir a produtividade do teletrabalho pode custar mais ou menos. Por exemplo, a nível comercial devemos olhar para os inquéritos de avaliação dos clientes, o número de reclamações ou o tempo investido na realização de uma venda.

Acima de tudo, devemos olhar para a forma como a produtividade vai variar a nível geral na empresa, uma vez que os custos fixos vão diminuir e devemos adaptar os objectivos ao novo contexto económico e social. Não podemos assumir um cenário igual ao que imaginávamos no início do ano quando definimos os objetivos para 2020. Os gerentes de nível médio devem realizar um controle diário das atividades de suas equipes e seu desempenho, e os gerentes seniores da evolução em um nível global da empresa e o alcance do objetivo final: Criar valor.

Como tudo isso afetará o desempenho dos trabalhadores a curto e longo prazo? E para a produtividade da empresa? Seremos capazes de superar a era pós-covid?

O ser humano se destaca por sua capacidade de adaptação às mudanças, e certamente o faremos também nesta ocasião. Apesar da evolução em termos de eficácia e eficiência, só o tempo dirá quem conseguiu se adaptar com sucesso, aproveitar a oportunidade ou ser derrotado.

Acreditávamos que a tecnologia nos isolava e hoje percebemos que graças a ela estamos mais conectados do que nunca. Acreditávamos que a digitalização nos faria perder nossos empregos e hoje nos mostrou que graças a ela podemos continuar trabalhando de qualquer lugar.

O teletrabalho veio para ficar, talvez não da forma que gostaríamos, mas foi um choque de realidade para inaugurar a nova era digital e será o modus operandi habitual neste cenário que agora é chamado de “o novo normal” .