A digitalização e a ascensão da internet estão mudando e revolucionando as formas de fazer as coisas. Quando realizamos um procedimento com o Governo de vários países, através do banco, ou com outros tipos de empresas, organizações e instituições, fazemos este procedimento online, através de um escritório virtual.

Como se fosse um escritório tradicional, os serviços também são realizados no escritório virtual. Nesse sentido, é oferecida ajuda ao cliente ou interessado que acessa por meio de um chat, há um blog no qual são respondidas dúvidas frequentes, é oferecido um endereço de e-mail e, se desejar, um número de telefone para ligar. Em suma, os serviços são oferecidos, mas sem a necessidade de um espaço físico.

Entre suas principais características, o escritório virtual nos permite estar permanentemente conectados com nossos clientes, ao mesmo tempo em que nos oferece a possibilidade de atender todos os nossos contatos de qualquer lugar do mundo. Dessa forma, poderemos dedicar o tempo economizado em um escritório físico, mais barato, a outras atividades mais produtivas.

Muitos podem ser aqueles que se perguntam quais as vantagens e para que serve um escritório virtual. E devemos saber que podemos responder a essa pergunta com muita facilidade, pois, praticamente, o escritório virtual nos permite fazer o mesmo que em um escritório tradicional, mas por meio de suporte digital.

Na prática, os escritórios virtuais servem para ter um espaço na internet para oferecer seus produtos e serviços, ao mesmo tempo em que oferece um atendimento permanente ao cliente para consultar qualquer dúvida que você tenha e queira que a marca responda. Além disso, isso nos permite ter um endereço comercial, bem como um número de telefone local.

Com o surgimento das redes sociais, elas também se tornaram um verdadeiro escritório virtual. Twitter, Facebook ou Instagram têm páginas para empresas nas quais as marcas se colocam à disposição dos seus clientes, bem como potenciais clientes interessados, para responder a todas as suas questões ou colocar questões sobre os seus produtos e serviços, entre muitas outras opções.

Deve-se dizer que para perfis autônomos ou freelance, para multinacionais que desejam expandir, para startups e empresas recém-criadas, bem como para negócios online, marketplace. Não podemos deixar de mencionar também inúmeros negócios que hoje se criam na rede, um escritório virtual é um espaço essencial.

Entre as vantagens que oferece, destacam-se:

• Menor custo de investimento e manutenção.
• Menor custo de equipamentos e instalação.
• Abertura e início imediato da atividade.
• Horários flexíveis e atendimento permanente ao cliente.
• Possibilidade de programação e utilização de algoritmos de apoio 24 horas por dia, 7 dias por semana e 365 dias por ano.
• E, como disse o fundador da Microsoft, Bill Gates, um dos principais motivos para ter um escritório virtual é porque “se seu negócio não está na internet hoje, seu negócio não existe”.

Para ter uma ideia clara do que estamos nos referindo, embora haja poucas dúvidas, vejamos alguns exemplos desses principais escritórios virtuais mais frequentados pelo público.

Em Espanha, bem como em numerosos territórios, os respetivos serviços de emprego (no caso de Espanha, o SEPE) disponibilizaram escritórios eletrónicos na Internet. O objetivo é abordar o direito dos cidadãos de interagir com a Administração Pública por meio eletrônico.

A Sede Eletrônica permite aproximar a Administração dos cidadãos de qualquer lugar com conexão à Internet, para realizar os mesmos procedimentos que antes eram feitos pessoalmente, evitando deslocamentos e tempos de espera.

Dependendo do país, teremos mais ou menos serviços. No entanto, temos uma lista de procedimentos administrativos que, como o registo ou cancelamento de registo na Segurança Social, podemos realizar confortavelmente.

Tal como no caso do posto de emprego virtual, o posto judicial virtual é o endereço electrónico disponibilizado aos cidadãos e profissionais da justiça através das redes de telecomunicações cuja titularidade, gestão e administração corresponde a cada uma das Administrações competentes em matéria de Justiça.

No caso de Espanha, por exemplo, a Sede Judiciária Electrónica do Ministério da Justiça abrange o âmbito das suas competências em matéria de Administração da Justiça, ou seja, o Supremo Tribunal, o Tribunal Superior Nacional e as Comunidades Autónomas da Extremadura, Castilla la Mancha, Castela e Leão, Ilhas Baleares, Região de Múrcia, Ceuta e Melilla.

À semelhança das anteriores, outra entidade bastante conhecida também é frequentemente consultada pelos cidadãos quando se trata de realizar procedimentos online junto do Estado. Nesse sentido estamos nos referindo ao Cadastro, ou seja, o registro de todos os imóveis realizado pela Administração Pública de um determinado território.

Portanto, neste escritório virtual você pode realizar os mesmos procedimentos que, anteriormente, realizávamos pessoalmente no Cadastro, mas que hoje podemos fazer em casa, com um computador.