Ou seja, um balancete inclui todas as contas da empresa com seu respectivo valor, e após a inclusão de alguns fatos contábeis que não haviam sido registrados no início.

Para entender por que existem esses ajustes extraordinários, devemos lembrar que a contabilidade é baseada no princípio de competência. Esta é uma norma contábil que estabelece que as transações ou eventos econômicos são registrados quando ocorrem, independentemente da data de pagamento ou cobrança.

Para explicar de forma mais simples, a receita é registrada quando é gerada, mesmo que não tenha sido coletada naquele momento em dinheiro (pense em uma venda a crédito). Da mesma forma, uma despesa é reconhecida quando incorrida, mesmo que nenhum dinheiro tenha sido pago pela despesa (pense na depreciação de ativos fixos que envolve uma despesa, mas não uma saída de caixa).

Então, atendendo a este princípio de competência, certas receitas e despesas devem ser registradas para que a contabilidade da empresa reflita fielmente sua situação econômica.

Para preparar um balancete ajustado, você deve ter a lista das contas contábeis da empresa. Assim, as duas primeiras colunas serão consideradas com os saldos resultantes após o registro das operações ou transações da firma. Isso, considerando os saldos como débito ou crédito.

Quando se trata de um débito, é anotado no débito. Esta é a parte do lançamento contábil onde são registrados os aumentos nas contas de ativo e despesa, bem como as diminuições nas contas de passivo, patrimônio líquido e resultado.

Da mesma forma, os créditos são registrados no crédito, onde são registrados os aumentos nas contas do passivo, patrimônio e resultado, bem como as diminuições nas contas de ativo e despesa.

Em seguida, serão adicionadas duas colunas adicionais onde serão registrados os ajustes e, por fim, duas colunas onde serão apresentados os saldos após a inclusão dos ajustes. Vamos entender melhor com um exemplo.

Vejamos um exemplo de balancete ajustado:

Para entender este exemplo, vejamos o caso de máquinas e equipamentos. Imaginemos que a empresa adquiriu seu primeiro maquinário com vida útil de quatro anos no período analisado. Para simplificar a situação, diremos que a cada ano o ativo se deprecia em um quarto, ou seja: 40.000/4=10.000.

Para registar os 10.000 euros de amortizações, nas colunas de ajustamentos, veremos que há um aumento de amortizações acumuladas de 10.000 euros que corresponde a um gasto de amortizações de 10.000. Isso decorre de um lançamento contábil como o seguinte:

Da mesma forma, acontece com os juros gerados pelos empréstimos, a desvalorização dos estoques e o aluguel adiantado que é acumulado. Este último refere-se ao fato de que um aluguel foi pago, por exemplo, por um ano, por 20.000 euros, e 6 meses se passaram. Assim, a empresa está “gastando” 10.000 em aluguel.