Ou seja, um documento é uma evidência sobre um evento ou situação. Pode ser um texto escrito em papel (ou outro suporte material como papelão) ou um arquivo salvo em meio eletrônico.

Um documento pode servir para registrar um fato relevante. Por exemplo, se uma pessoa termina os estudos universitários, pode solicitar uma carta à entidade educativa com todas as disciplinas cursadas e as notas obtidas.

Além disso, um documento pode ser o resultado de um trabalho. Por exemplo, se um pesquisador realizar um estudo sobre o possível impacto da poluição na economia mundial, isso será refletido em um texto. Este seria um documento acadêmico.

Na esfera mais cotidiana, todos nós, quando realizamos procedimentos perante as autoridades, usamos documentos para fundamentar os fatos que queremos demonstrar. O mais comum é o documento de identidade, onde você pode ver todos os dados pessoais do indivíduo, como nome, sobrenome, idade, sexo e endereço.

O objetivo de criar um documento é deixar um testemunho do assunto de interesse, podendo assim preservá-lo ao longo do tempo.

De referir ainda que a tecnologia permite guardar e partilhar uma grande quantidade de informação contida em documentos digitais. Isso, usando e-mail, pendrive ou até mesmo a nuvem.

Os documentos podem ser classificados sob diferentes critérios. Por exemplo, dependendo da fonte, eles podem ser divididos no seguinte:

• Primário: São aqueles que contêm as informações originais do autor. Por exemplo, uma tese publicada por uma universidade sobre um assunto nunca estudado antes.
• Secundário: São aqueles que foram modificados de alguma forma. Por exemplo, voltando ao tema da tese, pode ser um resumo feito dela.
• Terciário : São aqueles que resultam do tratamento de documentos secundários. Por exemplo, um artigo de jornal baseado no resumo da tese que já mencionamos.

Da mesma forma, dependendo do tipo de entidade que os emite, eles podem ser:

• Público: Os emitidos por entidades do setor público (Administração Pública).
• Privados: São reconhecidos pelos interessados, mas não perante as autoridades.

Também devemos levar em conta que certos documentos devem ser legalizados para serem válidos perante as autoridades. Referimo-nos, por exemplo, a um testamento ou a um contrato. Dessa forma, caso haja descumprimento por alguma das partes contratantes, o lesado poderá proceder a reclamação perante os órgãos de justiça.