carta de pedido
Uma carta de encomenda é um documento comercial que serve de prova do compromisso assumido entre duas partes no momento da realização de uma transação de venda.
Ou seja, é um documento utilizado por lojas comerciais, estabelecimentos e empresas para fazer uma solicitação formal de materiais, ferramentas, bens ou serviços.
Acima de tudo, a carta de encomenda normalmente contém a lista das mercadorias que a empresa exige que lhe sejam enviadas. Para cada mercadoria solicitada, deve ser indicado a quantidade, tamanho e preço.
Além disso, deve conter as condições, forma e horário de pagamento, prazos de compromisso de entrega, meio de transporte que será utilizado para enviá-lo, endereço de destino do pedido e as assinaturas correspondentes.
Por que a carta de pedido é importante?
Sem dúvida, a carta de solicitação é um meio comum e, sobretudo, muito eficiente de comunicação formal utilizado pelas empresas. Chama-se carta de encomenda, precisamente porque a empresa a utiliza para solicitar o envio em tempo razoável dos bens e serviços de que necessita. Este documento confere um caráter formal à negociação do processo de venda.
Normalmente, uma carta de pedido é usada quando uma empresa não possui um formulário de pedido em papel ou porque acha que seria mais benéfico usar uma forma de comunicação mais pessoal, como a carta. Mas, é importante que o texto seja o mais claro e preciso possível para evitar erros e confusões.
Quais aspectos devem ser levados em consideração ao escrever uma carta de solicitação?
A carta de encomenda é utilizada com o objetivo de solicitar materiais, ferramentas, bens e serviços a uma empresa que deles necessite. Por isso, é fundamental considerar os seguintes pontos:
1. Importância do produto para o emissor
Para começar, o emissor da carta sabe que a redação de todo o documento gira em torno do produto. Portanto, é necessário que a pessoa que escreve a carta já conheça previamente todas as características do produto solicitado. Portanto, você pode prosseguir diretamente para a redação e emissão da carta. Além disso, deve ser esclarecido que o emissor da carta é o comprador.
2. A empresa receptora da carta de pedido
Por outro lado, a organização ou empresa que recebe a carta torna-se a vendedora ou fornecedora do produto. Geralmente, o emissor da carta já sabe quem será o responsável pelo atendimento da solicitação. Portanto, a redação do documento pode ser feita com certo nível de proximidade e confiança.
3. Dados importantes
É claro que a carta de solicitação deve ser escrita de forma clara, breve, específica e completa para evitar erros. A carta deve detalhar todas as condições do processo da operação de venda.
Os dados importantes que a carta de solicitação deve conter são:
- Número de pedido
- Número de catálogo
- Descrição de itens e serviços
- Forma de pagamento
- Método de entrega
- Data de entrega
- Endereço ou endereço de entrega
Peças
Peças a incluir na carta de encomenda
As partes mais importantes que a carta de solicitação deve incluir são:
1. Cabeçalho
Em primeiro lugar, no cabeçalho pode colocar o papel timbrado da empresa emissora do documento, o local e a data de emissão da carta, bem como o nome da empresa destinatária. Além disso, pode ser endereçada a uma pessoa responsável pela empresa receptora.
2. Saudação
Depois vem a saudação. A saudação da carta deve ter um tom formal conforme exigido pelo documento da carta, mas ao mesmo tempo deve ser com um tratamento amigável. Isso, considerando que existe um bom relacionamento entre a empresa compradora e vendedora, uma vez que os termos da negociação já foram realizados.
3. Introdução
Em seguida, na parte introdutória, deve ser feita uma breve apresentação do remetente da carta. Pode ser uma pessoa, uma organização ou uma empresa.
4. Corpo
A seguir, o corpo da carta deve conter a lista de bens e serviços solicitados. Para facilitar a compreensão, recomenda-se que seja feito verticalmente e com bons detalhes. Caso contrário, pode ser confuso e erros podem ser cometidos no envio do pedido.
5. Confirmação
Posteriormente, a confirmação é uma parte muito importante porque garante todos os detalhes e condições do pedido. Esses detalhes são preços, forma de pagamento, prazo de entrega e meio de transporte que será utilizado para o envio.
6. Anexos
Finalmente, qualquer aspecto importante que seja considerado necessário deve ser colocado nos anexos. Podem ser mudanças de endereço para receber o produto, mudanças de horários e qualquer outro detalhe que seja importante.
Em conclusão, pode-se dizer que uma carta de encomenda é um documento que é utilizado pelas empresas para solicitar os bens ou serviços de que necessitam. Geralmente, é utilizado quando a empresa não possui um documento padronizado para fazer pedidos ou estabelecer um relacionamento personalizado com a empresa receptora. Deve ser redigido de forma clara, breve e precisa para evitar erros nos pedidos.